Les Événements
Bienvenue À La Réunion Du Conseil D’administration De La Société De L’aide À L’enfance D’Ottawa
Cette brochure explique comment la Société, dans l’exercice de sa fonction de gouvernance, satisfait le besoin de transparence tout en respectant les exigences liées à son bon fonctionnement.
Disponibilité des procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration
On enverra copie des procès-verbaux adoptés par le Conseil d'administration à quiconque en fera la demande par écrit au bureau de la direction, 1602, Cour Telesat, Ottawa (ON) K1B 1B1.
Les procès-verbaux adoptés par le Conseil d’administration ne comprennent pas les procès-verbaux des réunions tenues à huis clos. De quels types de sujets discute-t-on pendant les réunions à huis clos?
- De questions personnelles qui concernent une personne identifiable (un membre du Conseil, un client ou un employé);
- De relations de travail ou de négociations avec des employés;
- De l’acquisition ou de la vente d’un terrain ou d’une propriété;
- De toutes question dont un tribunal est saisi ou peut être saisi.
- De conseils transmis entre avocat et client que l’on ne peut pas divulguer;
- De questions qui font l’objet de la protection des renseignements personnels en vertu d’une loi applicable;
- De la sécurité de la propriété de la Société;
- De toute autre question dont la divulgation pourrait porter préjudice aux intérêts de la Société ou de ses clients.
La SAE affichera les avis suivants à son site Web pour le grand public :
- Avis de convocation aux réunions du Conseil d’administration;
- Avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle.
Autres média ouverts au public
Les avis de convocation aux réunions du Conseil d’administration et aux Assemblées générales annuelles paraîtront également au site Web des enfants pris en charge, dans les bulletins électroniques envoyés aux familles d’accueil, dans des notes adressées aux membres du personnel et dans les envois trimestriels destinés aux exploitants privés.
Les avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle seront aussi joints à une lettre d’invitation envoyée aux membres de la Société ainsi qu’à un bulletin électronique destiné à ses partenaires communautaires.
Présence du public aux réunions
Accès
Les réunions du Conseil d’administration sont ouvertes au public. Afin d’accueillir le public, on prendra soin:
- De mettre une salle de réunion à la disposition des membres du public qui attendent le début de la réunion.
- De distribuer aux membres du public qui assisteront aux réunions des copies de l’ordre du jour et des procès verbaux dont les membres du Conseil discuteront pendant la réunion.
Participation
Les membres du public peuvent participer aux réunions du Conseil:
- En demandant au préalable d’être inscrit à l’ordre du jour sous l’item « Présentations du public ».
- En posant des questions aux membres du Conseil pendant la période de l’ordre du jour réservée aux « Questions posées au Conseil ». Le président dirigera cette période de questions et réponses. Il arrivera qu’on fournisse une réponse pendant la réunion s’il convient de le faire. Mais en général, on répond aux demandes de renseignements en dehors des réunions dans des délais raisonnables, selon la disponibilité de l’information et la complexité de la question.
Présentations au Conseil d’administration
Temps Alloué
En général, on donne aux délégations cinq minutes pour faire une présentation. Le président de la réunion pourra cependant décider d’allouer plus de temps, sans toutefois dépasser dix minutes en tout. Chaque délégation devra pas avoir plus de deux porte-parole.
Pertinence Du Sujet Des Présentations
Les sujets présentés doivent concerner le mandat de la Société. Cependant, le Conseil n’entendra pas de présentations qui touchent:
- Des négociations collectives;
- Des négociations de contrats ou d’ententes de service avec des fournisseurs;
- Des questions relatives à un client, à un employé ou à un bénévole particulier de la Société.
En général, le Conseil n’entendra pas de présentations sur des sujets que l’on doit traiter à huis clos. Toutefois, si le président est d’avis que le Conseil doit entendre de telles présentations, celles-ci se feront à huis clos et seront assujetties aux mêmes limites de temps que les autres.
Comment devenir délégué
Quiconque désire représenter une délégation devant le Conseil d’administration doit envoyer, dans un délai d’au moins dix jours avant la date d’une réunion ordinaire du Conseil, un avis écrit indiquant le sujet de la présentation ainsi que les noms des personnes qui l’accompagneront. Il serait bon d’y joindre un résumé de la présentation que l’on pourra distribuer aux membres du Conseil avant la réunion.
Période de questions
À la suite de la présentation d’une délégation, on consacrera une période maximale de cinq minutes à des questions visant à obtenir des éclaircissements de la délégation.
Remarques importantes
Présentations De Délégations À Des Comités
Les délégations ont souvent intérêt à faire leur première présentation devant un comité du Conseil. Dans de tels cas, on encouragera les délégations à se présenter devant le comité qui convient. Les règles stipulées ci-dessus s’appliquent aux présentations devant un comité à la discrétion de son président. Les comités du Conseil sont des groupes de travail composés de membres du Conseil chargés de présenter des recommandations au Conseil pour l’aider à prendre des décisions.
Participation Aux Discussions
Conformément au Statut 7.05, les membres du public ne sont généralement pas invités à participer aux discussions des réunions du Conseil d’administration. À des fins de transparence, les comités présentent tout rapport de leurs activités et recommandations au Conseil d’administration, sous forme de procès-verbaux ou de rapports verbaux. Par conséquent, les membres du public n’assistent pas aux réunions des comités à moins d’y avoir été invités.
Autres Questions Similaires
Le président peut limiter le nombre de délégations qui désirent faire des présentations sur un même sujet. Une délégation ne peut pas se faire entendre sur le même sujet plus d’une fois pendant une période de douze mois. Cependant, il peut arriver qu’une délégation soit rappelé devant le Conseil pour offrir des commentaires concernant la réponse qui lui a faite le Conseil.
Communication
Toute communication adressée au Conseil d’administration tout entier, ou à certains membres du Conseil, doit passer par le bureau principal de la Société de l’aide à l’enfance. Cette communication sera transmise aux membres du Conseil pendant la réunion qui suivra immédiatement la réception de cette communication, à moins que celle-ci ne soit urgente et qu’il faille la transmettre d’une autre façon.
Examen des plaintes de clients
Quiconque désire porter plainte au sujet de services reçus de la Société pourra demander un examen de sa plainte. On invite d’abord les plaignants à discuter de leurs plaintes avec les intervenants ou les superviseurs impliqués. Si cette discussion ne règle pas les choses, les plaignants peuvent demander de rencontrer le Groupe interne d’examen des plaintes de la Société. Ce groupe se compose d’un membre du Conseil d’administration, d’un représentant de la collectivité et d’un cadre supérieur qui n’est pas directement impliqué dans la cause en question. Les critères d’admissibilité et les délais requis pour obtenir un examen du Groupe interne d’examen des plaintes sont clairement stipulés dans la procédure provinciale d’examen des plaintes adressées aux Sociétés d’aide à l’enfance. Les plaignants peuvent aussi s’adresser à la Commission de révision des services à l’enfance et à la famille. On trouve les coordonnées de la Commission dans sa brochure, qui est disponible à la Société, ou au site Web de la Commission.